Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cũng được đẩy mạnh hơn. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những giải pháp để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng khi cần. Chính vì vậy mà tổng đài điện thoại chăm sóc khách hàng đã ra đời, kéo theo dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại.
Tổng đài điện thoại giải quyết được nhiều vấn đề của các doanh nghiệp. Trước hết, các tổng đài này giúp chăm sóc khách hàng 24/24, nhằm đảm bảo tiếp nhận được những phản hồi và yêu cầu của khách hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Mặt khác, các tổng đài điện thoại cũng là phương tiễn để hỗ trợ khách hàng và bán hàng trực tuyến. Một vai trò khác của các tổng đài điện thoại chính là liên lạc nội bộ công ty, các phòng ban một cách nhanh chóng.
Có thể thấy rằng, với những vai trò trên, tổng đài điện thoại đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống của chúng ta. Dưới đây là một số lưu ý cho các công ty, doanh nghiệp khi quyết định lắp đặp tổng đài điện thoại:
Xác định mục đích sử dụng của tổng đài
Như đã phân tích ở trên, tổng đài điện thoại có thể sử dụng vì nhiều mục đích khác nhau. Việc xác định đúng mục đích sử dụng sẽ giúp bạn lựa chọn được loại tổng đài phù hợp, từ đó tối ưu hiệu quả và chi phí.
Nếu bạn định lắp đặt tổng đài điện thoại nhằm bán hàng trực tuyến thì tổng đài IP sẽ là một lựa chọn phù hợp bởi chi phí không quá cao mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. Nếu sử dụng tổng đài điện thoại nhằm liên lạc nội bộ thì tổng đài analog là phù hợp để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, bởi việc liên lạc nội bộ giữa các phòng ban không đòi hỏi yêu cầu quá cao. Đối với các tổng đài nhằm mục đích hỗ trợ, chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất thì tổng đài hỗ trợ IVR sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc, bởi nó cho phép hoạt động dưới hình thức nhiều mức, nhiều cấp.
Xác định dung lượng cần sử dụng cho tổng đài điện thoại
Đây cũng là một lưu ý quan trọng khi lắp đặt tổng đài điện thoại. Bạn cần phải xác định được dung lượng sử dụng, nghĩa là số lượng đường vào bưu điện cũng như số lượng máy lẻ mà doanh nghiệp muốn lắp đặt. Lượng đầu vào bưu điện phụ thuộc vào mục đích sử dụng, ví dụ như tổng đài chăm sóc khách hàng sẽ có lượng đầu vào nhiều. Trong khi đó, số máy lẻ sẽ phụ thuộc vào số lượng nhân viên công ty.
Công ty TNHH Công nghệ và Truyền thông Zlink Việt Nam là đơn vị hàng đầu trong việc cung ứng dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại. Truy cập website: http://voip.com.vn/ để tìm hiểu kĩ hơn về các dịch vụ của chúng tôi.
